Urlaubsplan erstellen

Urlaubsplan erstellen, aber wie?

Alle Jahre wieder stehen Sie vor der Aufgabe irgendwie eine Übersicht in die Urlaubsplanung zu bekommen. Excel – zu unpraktisch, Outlook leider nur bedingt geeignet zur Planung mehrerer Mitarbeiter. Und was ist, wenn mehrere Mitarbeiter Zugriff benötigen?

Wir zeigen in diesem Beitrag , wie mit Hilfe des Provendis Planer ein funktionaler Urlaubsplan erstellt werden kann.

Was benötigen wir:

• Provendis Planer / Pro /Net (Download hier)
• einen PC mit Windows (7 – 10)

Schritt für Schritt:

1. Die Software muss installiert werden.
2. Wir starten den Provendis Planer, und legen mit Hilfe des Assistenten einen Plan an.
3. Fertig 😉

Personaleinsatzplanung auch für das Smartphone

Personaleinsatzplanung oder Mitarbeiterplanung ist dank Provendis Planer eine einfache Aufgabenstellung. Wichtig bei der Mitarbeiterplanung ist vor allem, nicht den Überblick über Mitarbeiter und geleistete Arbeitszeiten zu verlieren. Im Gegensatz zu einer eigenen Lösung mit Excel kann die Arbeit in wenigen Minuten erledigt sein.

Die Aufgabenstellung:

• mehr Personal mit weniger Aufwand planen
• Auswertung der geleisteten Arbeitszeiten
• Übertragung des jeweiligen Dienstplans auf das Smartphone des Mitarbeiters

Der Planer stellt alle Termine in einem Balkensystem mit Zeitstrahl dar. Dadurch sehen Sie mit einem Blick, welcher Mitarbeiter wann wo ist. Verschiedene Farben signalisieren den augenblicklichen Mitarbeiterstatus, welcher natürlich auch die Belegung oder den Status eines Raumes oder den Fortschritt einer Tätigkeit anzeigen kann.

Zur Auswertung steht über Verwaltung > Auswertung ein Bericht zur Verfügung, der die Arbeitszeiten oder die Einsatzhäufigkeit anzeigt. Die Berichte sind über den Reportdesigner frei konfigurierbar. Sogar die Weiterführung bis zur Rechnung ist im Programm möglich.

Wenn also beispielsweise ein Mitarbeiter in der Kalenderwoche 23 viermal im Außendienst für einen Kunden XY tätig war, gestattet das Programm auch die Rechnungslegung für diese Tätigkeiten.

Übertragung auf das Smartphone

Dabei muss der planende Mitarbeiter (früher haben wir mal Dispatcher gesagt) den Kollegen bei neuen Kundenaufträgen / Terminen noch nicht einmal anrufen. Durch die neue Funktionalität der Terminübertragung auf das Handy des Mitarbeiters, werden während des Eintrags der Termine neue Kundentermine über das Internet aufs Handy übertragen.

Der Ablauf zur Einrichtung:

Folgen Sie einfach unserer kleinen Anleitung, und Sie erhalten in wenigen Minuten einen Mitarbeiterplan.

Falls Sie den Planer noch nicht installiert haben, gelangen Sie hier zum Download.

1. Öffnen Sie den Karteireiter „Plan“ und wählen den Punkt „Neu“.

2. Geben Sie Ihren Plan einen aussagekräftigen Namen wie z.B. „Tourenplan“ oder „Mitarbeiter“.

3. Klicken Sie im nächsten Fenster die kleinste Zeiteinheit an, mit der Sie in diesem Plan arbeiten werden. Bei einer Mitarbeiterplanung raten wir zu 30 Minuten bzw. einer Stunde oder einen Tag. Wenn man natürlich, wie in manchen Betrieben üblich, eine 30 Minuten Mittagspause hat, sollte man die 30 Minuten Variante wählen oder man beschränkt sich direkt auf einen ganzen Tag. Da wir hier lediglich einen Haken setzen und diese Voreinstellungen schnell abgehandelt sind, kann man gegebenenfalls den Plan noch einmal neu erstellen.

4. Im nächsten Fenster werden Sie aufgefordert neue Elemente zu erstellen. In diesem Falle wären es die Vor- und Nachnamen der jeweiligen Mitarbeiter. Klicken Sie dafür auf „Neues Element“ und geben Sie im Textfeld den Namen des Mitarbeiters ein. Nach erfolgreicher Eingabe klicken Sie auf „Übernehmen“. Für einen weiteren Mitarbeiter wiederholen Sie diesen Ablaufpunkt 4.

Sollen die Termine auch auf ein Mobiltelefon übertragen werden, tragen Sie bitte hier auch den Google-Account des Mitarbeiters oder des  Diensthandys ein.

5. Bestätigen Sie das Ganze mit „Fertigstellen“ und Ihr Plan wird im Provendis Planer erstellt.

Jetzt öffnet sich das Hauptfenster der Provendis Plantafel. Hier sehen Sie nach einen Klick auf das „+“ in der linken oberen Seite, die Elemente die Sie mithilfe der Eingabemaske bereits angelegt haben. Des Weiteren werden Ihnen die Zeiteinheiten angezeigt.

Wie erfolgt die eigentliche Planung?

1. Klicken im Terminraster auf den Anfangszeitpunkt und halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen sie den entstehenden Balken bis zum gewünschten Endpunkt. Wenn Herr Schmidt in der folgenden Woche „Frühschicht“ hat, wäre das in unseren Beispiel vom 26.11 – 01.12 .

2. Tragen Sie nun bei Status z.B. „Frühschicht“ oder „Spätschicht“ ein. Bei Info können Sie noch weitere Informationen an den Status anhängen. Sichern Sie das ganze mit „Speichern“. Im Hauptfenster wird jetzt der Bereich mit der von Ihnen gewählten Farbe ausgefüllt und enthält den Status und die optionalen Informationen. Unter „Einrichtung“ > „Plan-Einrichtung“ > „Termin-Status“ können Sie die Hintergrund- bzw. Schriftfarbe nachträglich ändern.

Soweit unser erster kleiner Einblick. Wir freuen uns auf Reaktionen oder Fragen zu diesem Artikel.

Einsatzplanung für Liefer- und Servicedienste

Ein Problem aus der Praxis der KFZ-Einsatzplanung:

Die Einsatzplanung eines Anwenders erfordert die Koordinierung einer Vielzahl von Touren, die je mit einem Fahrzeug und einem Fahrer täglich bedient werden. Der Fahrer kann wechseln und das Fahrzeug natürlich auch. Die Aufgabenstellung liegt hier auf der Abdeckung aller Touren mit entsprechenden Fahrzeugen und Fahrern.

Ist-Zustand
Eine selbst entworfene Excel – Plantafel war am Anfang ganz brauchbar, jedoch wächst das Unternehmen, die Fahrer und Fahrzeuge und natürlich auch die Fahraufträge werden stetig mehr. Die Excel – Tabelle wurde schnell unübersichtlich, was eine ständig steigende Fehlerquote nach sich zog. Der Fahrzeugplaner ist zunehmend überlastet.

Die bessere Lösung

• Anlage eines Einsatzplanes mit dem Provendis Planer 3.2 NET
• Planung in Stunden als kleinste planbare Einheit.
• Die Touren werden auf der linken Seite des Planers als Zeilen(Elemente) angelegt.
• Die Fahrzeuge mit Kennzeichen werden als Status angelegt. Dabei kann bestimmten Fahrzeugkategorien eine unterschiedliche Farbgebung zugeordnet werden. z.B. Nutzlast bis 5t die Farbe gelb, bis 8t die Farbe grün.
• Die Fahrer werden im Provendis Planer als „Kunden“ angelegt.

Planungsablauf.

Tour1 soll geplant werden.
In Zeile Tour 1 wird an der entsprechende Stelle (Zeitraum) per Maus der Termin in gewünschter Länge gezogen, anschließend im Eintragsfenster noch der Fahrer (aus der Kundenliste) zugeordnet und per Status das erforderliche Fahrzeug gewählt.

Ergebnis:
Es ist sofort sichtbar, ob alle Touren mit einem Fahrzeug versehen sind.  Auf dem Termineintrag ist weiterhin sofort die Einsatzdauer, Fahrzeug und Fahrer einsehbar.

Fehlerprüfung:
Per Abfrage wird in Echtzeit ein Bericht auf dem Monitor erzeugt, welche Touren mit welchem Fahrer belegt sind, mit Markierungen von eventuellen Mehrfachzuweisungen von Fahrern oder Fahrzeugen und einer Aufstellung der noch nicht zugeordneten Fahrzeuge und Fahrer.

Erfolg
Die Fahrzeugeinsatzplanung ist nun wesentlich übersichtlicher, im Firmennetzwerk für alle verfügbar und durch die Fehlerprüfung per Knopfdruck sank die Fehlerquote praktisch auf Null.

In 3 Schritten einen Einsatzplan erstellen

Du hast die Aufgabe, einen Einsatzplan zu erstellen?

Versprochen – in 10 Minuten erstellen wir Deinen Einsatzplan für Personal oder Techniker und Du kannst weiter arbeiten!

So sieht der Einsatzplan aus, wenn wir fertig sind:

Nicht jeder ist ein Excel-Guru und würfelt die Formeln aus dem Handgelenk. Wir haben die Provendis Plantafel genau für Leute wie Dich entwickelt.

Schritt 1: Installation

Gehe auf den Download-Link oben und lade Dir die Installationsdatei herunter. Das dauert etwa 2 Minuten. Nach dem Download gehst Du zu Deinen Downloads und klickst die Datei doppelt an. Damit wird die Installationsroutine gestartet. Folge den Anweisungen bis zum Ende. Danach hast Du auf Deinem Desktop folgendes Symbol:

Klicke doppelt auf das Symbol und starte damit den Planer.
Schritt 2: Einen Plan anlegen und einrichten

Der Provendis Planer hilft Dir den ersten Plan anzulegen. Nach dem Start wirst Du gefragt, welche Art von Plan Du anlegen möchtest. Überlege kurz, in welchen Zeiträumen Euer Personal typischerweise Aufträge ausführt.

Wähle zunächst den Personal & Dienstplan, wenn Eure Auftragsdauer in etwa in Stunden entspricht. Ein Klick auf „Weiter“ legt den Plan fertig für Dich an.

Links siehst Du Mitarbeiter, rechts die Zeitleiste und den Bereich für Termine. Sieht ein bisschen aus wie Excel, ist es aber nicht. Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Mitarbeiter und gehe auf ändern. Jetzt kannst Du den Namen Eures Mitarbeiters eingeben.

Schritt 3: Termine Planen

Jetzt kannst Du mit der Planung beginnen. Zur Eingabe von Terminen gibt es 2 Möglichkeiten:

1. einen Termin per Maus ziehen oder
   Klicke hierzu auf einen Termin, und halte die linke Maustaste gedrückt. Nun bewegst die Maus bis zum Ende des Termins und lässt los. Das Termin-Fenster erscheint.
2. Termin anklicken und Ende des Termins eingeben:
   Klicke mit der Maus in der Spalte Deines Mitarbeiters auf den Zeitpunkt an dem Dein gewünschter Termin beginnt. Jetzt öffnet sich das Termin-Fenster. Gib nun das Ende des Termins ein.

Mit „Speichern“ wird der Termin im System angelegt und im Einsatzplan sichtbar gemacht.

Fertig!

Dienstplan erstellen

Wenn man einen Dienstplan erstellen soll, hat man meist nicht die Zeit, sich in ein Programm einzuarbeiten. Die Provendis Plantafel nimmt Dir viele Arbeitsschritte ab.

Wichtig: Unsere Software speichert Deine Daten auf Deinem PC!
Nicht in der Cloud und nicht im Internet.

Wir erstellen einen Dienstplan: Auf gehts!

Zunächst muss die Software auf Deinem Windows-PC installiert werden. Dazu gehst Du auf den Link rechts oben im Menu und lädst Dir die Software herunter. Nach dem Download wird die Plantafel installiert, in dem Du die Datei doppelt anklickst. Die Installationsroutine startet. Folge den Anweisungen und folgendes Symbol erscheint auf Deinem Desktop. Klicke nun doppelt auf das Icon – die Provendis Plantafel startet.

Erstellen des ersten Plans:

Gleich oben rechts im Installationsassistenten findest Du Personal- & Dienstplan. Klicke auf den Dienstplan und die Provendis Plantafel übernimmt den Rest.

Die Software legt nun einen stündlich getakteten Dienstplan an. Der Assistent beendet sich, und Du siehst das erste mal den Dienstplan: Links die Mitarbeiter rechts die Zeitleiste.

Mitarbeiter anlegen

In der rechten Spalte stehen nach dem der Plan angelegt wurde die Mitarbeiter, z.B. so:

Ein Rechtsklick auf „Angestellte“ öffnet das Ressourcen – Menü, in dem die Mitarbeiter umbenannt werden können. Gehe dazu auf „Ändern“. Über „Hinzufügen“ können neue Mitarbeiter hinzugefügt werden – erklärt sich eigentlich von selbst! Weitere Einstellungen am Dienstplan kannst Du im oberen Menü unter „Einrichtung“ -> „Plan-Einrichtung“ vornehmen.

Damit ist unser Dienstplan grundlegend eingerichtet und wir können beginnen, Arbeitszeiten oder Urlaub etc. einzutragen.

Arbeitszeiten planen

Es gibt in der Plantafel grundlegend 2 Möglichkeiten einen neuen Eintrag anzulegen:

1. Klicke in den Plan zur passenden Zeit beim richtigen Mitarbeiter und ziehe die Maus nach rechts. Es wird ein neuer Eintrag erzeugt, welcher Dir folgendes Fenster öffnet:
2. Gehe über „Neuer Eintrag“ im oberen Menu.
   

Es wird ein neuer Eintrag erzeugt, welcher Dir folgendes Fenster öffnet:

Hier interessieren uns im wesentlichen 3 Bereiche. Wenn Du die Variante 1 genommen hast (ziehen mit der Maus), dann hat der Planer schon die wichtigsten Felder ausgefüllt:  Der Beginn des Eintrags (Arbeitszeitbeginn) sowie das Ende und das Betrifft-Feld: in diesem Beispiel der Angestellte 2.  Wer die Variante über das Menü wählt, muss diese Felder selbst ausfüllen.

Aber der Provendis Planer kann noch viel mehr: Mitgeführt werden auf Wunsch der Status wie z.B. „krank“, „fehlt“ oder „genehmigt“. Diese Stati werden über die „Plan-Einrichtung“, wieder im Menü „Einrichtung“, festgelegt.

Nachdem alle wichtigen Informationen eingegeben sind, gehen wir auf „Speichern“ und fertig ist der erste Eintrag im Dienstplan. Dein erster Eintrag sieht dann etwa so aus:

Jetzt kannst Du Deinen Plan noch speichern, das wars!

Aber die Provendis Plantafel kann noch viel mehr: Oftmals kommt man ja erst auf gute Ideen, wenn an sieht was die Plantafel alles kann. Es können z.B. mehrere Pläne angelegt werden, es können zur Planung benötigte Dokumente erstellt werden.

Provendis Planer 3.3

Die Plantafel aus dem Hause Provendis hat einen neuen Anstrich und Verbesserungen erhalten. Mit der Version 3.3 Gestalten und Verwalten Sie jetzt noch einfacher und übersichtlicher die Belegung Ihrer Ressourcen.

Planen Sie was auch immer Sie zu planen haben, ob Einsatzplan, Personalplan, als Verwaltungsprogramm für Ihre Bowlingbahn, Fuhrpark oder für Veranstaltungen. Die Provendis Plantafel steht Ihnen als praktische und benutzerorienterte Verwaltungssoftware zur Verfügung.

Mehr Informationen zur Software finden Sie auf www.provendis-planer.de

Anstehendes Update:

In kürze erweitern wir den Planer um eine CalDav Schnittstelle. Mit dieser können Sie Ihre Termin ganz einfach auch für Unterwegs verfügbar machen, ob nun im Outlook Kalender, auf dem Mobilgerät, oder oder oder.

Mit CalDAV Ihre Kalender synchronisieren

Termine und Reservierungen von überall lesen oder bearbeiten?
Nichts einfacher als das, mit der CalDAV-Schnistelle, die unser Planer nun ebenfalls im Gepäck hat.

Ob auf dem Smartphone, Tablet oder über den Outlook Kalender, Synchronisieren Sie Ihre Pläne überall hin, wo Sie sie benötigen. Ideal für Außendienst-Mitarbeiter oder einfach nur um ungebunden vom Computer Zugriff auf alle anstehenden Ereignisse zu haben. Die Planungssoftware synchronisiert selbstständig im Hintergrund und aktualisiert Ihre Daten, um Sie immer auf dem neusten Informationsstand zu halten.